POLÍTICA DE REEMBOLSOS Y DEVOLUCIONES DE DINERO

1. NATURALEZA DEL SERVICIO

DOOVO es un servicio digital tipo SaaS, de ejecución inmediata y tracto sucesivo.

 

2. DERECHO DE RETRACTO

Conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011:

 NO aplica el derecho de retracto, por tratarse de:

• Servicio digital

• Activación inmediata

• Inicio de ejecución con consentimiento del usuario

Medida de mitigación obligatoria

Antes del pago, el usuario declara:

“Autorizo el inicio inmediato del servicio digital y renuncio expresamente al derecho de retracto, conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.”

(Check-box independiente y no preseleccionado)

 

3. CASOS EN QUE PROCEDE REEMBOLSO

• Servicio no activado

• Doble cobro comprobado

• Fallas imputables exclusivamente a DOOVO que impidan el uso total

 

4. CASOS EN QUE NO PROCEDE REEMBOLSO

• Uso parcial o total del servicio

• Desconocimiento del funcionamiento

• Cancelación posterior al inicio del período

• Inconformidad subjetiva sin falla técnica

 

5. RENOVACIONES AUTOMÁTICAS (MEDIDA DE MITIGACIÓN)

Para suscripciones recurrentes:

• Aviso previo mínimo de 5 días antes del cobro

• Botón visible de “Cancelar suscripción”

• Cancelación inmediata, sin llamadas ni justificaciones

 

6. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD

 VITECSOLUTIONSSAS@GMAIL.COM

Debe incluir:

• Datos del usuario

• Comprobante de pago

• Motivo de la solicitud

Plazo de respuesta: hasta 15 días hábiles.

 

7. MEDIO Y PLAZO DE DEVOLUCIÓN

Si procede, la devolución se realizará por el mismo medio de pago, dentro de los 30 días calendario siguientes a la aprobación.

 

8. TRAZABILIDAD Y PRUEBA

DOOVO conservará registros técnicos de:

• Fecha de activación

• Primer acceso

• Uso de funcionalidades

 

9. AUTORIDAD DE CONTROL

El usuario podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

PANTALLA: “CREAR CUENTA / REGISTRO DE USUARIO”

Campos básicos

• Nombre completo

• Correo electrónico

• Contraseña

• Rol (entrenador / administrador / padre / academia, etc.)

 

 CHECKBOX OBLIGATORIO – PROTECCIÓN DE DATOS

(NO preseleccionado – requisito para continuar)

Texto EXACTO recomendado:

☐ He leído y acepto la Política Integral de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y autorizo de manera previa, expresa e informada a Vitec Solutions S.A.S. para el tratamiento de mis datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la jurisprudencia constitucional vigente.

 “Política Integral de Privacidad…” → link al documento completo.

 

 QUÉ DEBE GUARDAR EL SISTEMA (PRUEBA LEGAL)

• Fecha y hora de aceptación

• IP del usuario

• Versión del documento aceptado

• Identificador del usuario

 Sin esto, NO hay prueba válida de autorización.

 

 FLUJO ESPECIAL: REGISTRO DE MENORES DE EDAD (SI APLICA)

 Se activa cuando el usuario crea un perfil de “alumno menor”

CHECKBOX REFORZADO (OBLIGATORIO)

Texto EXACTO:

☐ Declaro que actúo en calidad de padre, madre o representante legal del menor y autorizo expresamente el tratamiento de sus datos personales conforme a la Política de Privacidad de DOOVO, en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y la Sentencia T-260 de 2012.

 El sistema debe guardar:

• Nombre del representante

• Documento del representante

• Fecha, hora e IP

 

FLUJO DE CHECKOUT – PAGO / SUSCRIPCIÓN

 Este es el punto de MAYOR riesgo legal. Aquí va blindaje total.

 

 PANTALLA: “RESUMEN DE COMPRA / PAGO”

 Información visible obligatoria

• Nombre del plan

• Precio total en COP

• Periodicidad (mensual / anual)

• IVA incluido o aclarado

• Condición de renovación automática (si aplica)

 

 CHECKBOX 1 – INICIO INMEDIATO Y RENUNCIA AL RETRACTO

(OBLIGATORIO – INDEPENDIENTE)

 FUNDAMENTO

Artículo 47 – Ley 1480 de 2011

 TEXTO EXACTO (NO MODIFICAR)

☐ Autorizo el inicio inmediato del servicio digital y renuncio expresamente al derecho de retracto, de conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, por tratarse de un servicio digital de ejecución inmediata.

 Reglas:

• No puede ir unido a otros consentimientos

• No puede estar pre-marcado

• Sin este check → NO se puede pagar

 

 CHECKBOX 2 – ACEPTACIÓN DE POLÍTICA DE REEMBOLSOS

(OBLIGATORIO)

Texto recomendado:

☐ Declaro que conozco y acepto la Política de Reembolsos y Devoluciones de Dinero de DOOVO y entiendo que el uso total o parcial del servicio limita la procedencia de reembolsos.

 

 RENOVACIÓN AUTOMÁTICA (SI ES SUSCRIPCIÓN)

Debe verse ANTES del botón “Pagar”

Texto EXACTO recomendado:

Este plan se renueva automáticamente cada [mes/año].
Puedes cancelar la suscripción en cualquier momento desde tu cuenta antes del siguiente cobro, sin penalidades.

Esto desactiva el principal argumento sancionatorio de la SIC.

 

 BOTÓN FINAL

 “Pagar ahora”
(Solo se habilita si todos los checkboxes obligatorios están marcados)

 

 QUÉ DEBE REGISTRAR EL SISTEMA (PRUEBA DE COBRO)

• Fecha y hora del pago

• Plan adquirido

• Consentimientos aceptados

• Logs de:

  • Primer acceso

  • Activación del servicio

  • Uso inicial

Esto es lo que te defiende frente a reembolsos y quejas.

 

CONFIDENCIALIDAD – FORMULARIOS Y DEMOS

 Formularios de contacto / demos / integraciones

Texto corto recomendado:La información suministrada será tratada de manera confidencial conforme a nuestra Política de Privacidad y los acuerdos de confidencialidad aplicables.
 

•  

• Puedo probar si hubo uso

 

DOOVO – REGISTRO, PRIVACIDAD, CHECKOUT Y COBROS

Objetivo: Garantizar prueba de consentimiento, validez del cobro, mitigación de retracto, control de reembolsos y trazabilidad completa.

 

 A. REGISTRO DE USUARIO (HABEAS DATA)

A.1 UI / UX (OBLIGATORIO)

• Checkbox NO preseleccionado de autorización de datos

• Texto exacto aprobado por jurídico

• Link visible a la Política Integral (abre en nueva pestaña o modal)

• Bloquear botón “Crear cuenta” si no se acepta

A.2 Backend / Logs (PRUEBA)

• Guardar fecha y hora de aceptación

• Guardar IP del usuario

• Guardar ID del usuario

• Guardar versión del documento aceptado (ej. privacy_v1.2)

• Tabla o colección dedicada a consentimientos (no solo boolean)

 

 B. REGISTRO DE MENORES (SI APLICA)

B.1 UI

• Campo obligatorio: nombre del representante legal

• Campo obligatorio: documento del representante

• Checkbox independiente de autorización de datos del menor

• Texto reforzado (Ley 1581 art. 7 / T-260-12)

B.2 Backend

• Asociar menor ↔ representante legal

• Guardar aceptación con fecha, hora, IP y versión

• Marcar dato como dato sensible – menor

 

 C. CHECKOUT / PAGO (CRÍTICO)

C.1 Información previa al pago

• Precio total visible en COP

• IVA incluido o aclarado

• Periodicidad del plan (mensual/anual)

• Descripción clara del plan

 

C.2 Checkbox 1 – RETRACTO (OBLIGATORIO)

• Checkbox independiente

• NO preseleccionado

• Texto exacto: inicio inmediato + renuncia expresa

• Bloquear “Pagar” si no se marca

C.3 Backend

• Guardar aceptación con:

  • Fecha / hora

  • IP

  • Versión del texto

  • ID de la transacción

 Este registro es la defensa directa ante reclamos de retracto

 

C.4 Checkbox 2 – REEMBOLSOS

• Checkbox obligatorio

• Link a Política de Reembolsos

• Texto claro sobre limitación por uso

 

 D. RENOVACIÓN AUTOMÁTICA (SI ES SUSCRIPCIÓN)

D.1 UI

• Texto visible ANTES del pago:

  • Renovación automática

  • Periodicidad

  • Forma de cancelación

• No usar textos ambiguos (“se renovará salvo…”)

D.2 Backend

• Campo auto_renew = true

• Guardar fecha de próximo cobro

• Endpoint para cancelar sin fricción

D.3 Notificaciones

• Enviar email previo al cobro (mín. 5 días antes)

• Log del envío (fecha/hora)

 Este punto es el principal foco sancionatorio de la SIC

 

 E. ACTIVACIÓN Y USO DEL SERVICIO (PRUEBA CLAVE)

E.1 Logs técnicos

• Fecha/hora de activación del plan

• Fecha/hora de primer login

• Registro de uso mínimo (ej. acceso a dashboard)

E.2 Importancia legal

• Si hay uso → no procede reembolso

• Si no hay uso → evaluar excepción

 

 F. REEMBOLSOS Y DEVOLUCIONES

F.1 Backend

• Endpoint de solicitud de reembolso

• Estado: solicitado / en estudio / aprobado / rechazado

• Campo obligatorio: motivo

F.2 Jurídico–técnico

• Registro de decisión motivada

• Asociación con logs de uso

• Fecha de respuesta (≤ 15 días hábiles)

 

 G. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD

• Control de accesos por roles

• Acceso a datos personales solo a personal autorizado

• Logs de acceso a información sensible

• Encriptación de credenciales y datos críticos

 

 H. VERSIONAMIENTO DOCUMENTAL

• Política de Privacidad versionada

• Política de Reembolsos versionada

• Cada usuario asociado a una versión específica

• Histórico NO editable

Cambiar el texto sin versionar = riesgo alto

 

LA ANTERIOR LISTA ES PARA PREVENIR ESTO CUALQUIER CONTROVERSIA ANTEE LA SIC O UN JUZGADO 

Antes de salir a producción, verificar:

• Puedo descargar el consentimiento de un usuario

• Puedo probar cuándo aceptó

• Puedo probar qué texto aceptó

• Puedo probar cuándo se activó el servicio